Reserveringsvoorwaarden

15 September 2026

Artikel 1 – Toepasselijkheid en definities

1.1 Deze reserveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, opties, offertes, reserveringen en overeenkomsten voor het huren van zalen, vergader- en onderwijsruimten van Schola Medica, alsmede op de daarmee samenhangende dienstverlening en materialen.

1.2 In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Schola Medica: Stichting Schola Medica, gevestigd te Orteliuslaan 750, 3528 BB, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71070435.
  
• Opdrachtgever (“u”): de natuurlijke persoon of rechtspersoon die bij Schola Medica een ruimte reserveert, dan wel daartoe een aanvraag of optie plaatst.
  
• Reservering (of: boeking): de overeenkomst waarbij Schola Medica een of meer ruimten tegen vergoeding ter beschikking stelt, al dan niet met aanvullende diensten en materialen.
  
• Optie: een vrijblijvende, in tijd beperkte vastlegging van een datum, zoals geregeld in artikel 2.
  
• Definitieve boeking: de tot stand gekomen overeenkomst zoals omschreven in artikel 2.
  
• Dagdeel: een aaneengesloten periode van ten hoogste 4 uur.
  
• Dag-reservering: een reservering op een werkdag binnen het tijdvak 08.00–18.00 uur.
  
• Avond- en weekendreservering: een reservering op een werkdag vanaf 18.00 uur, of op zaterdag of zondag.
  
• No-show: het zonder voorafgaande annulering geheel of gedeeltelijk niet
  gebruikmaken van een definitief bevestigde reservering.
  
• Zaalprijs: het voor de gereserveerde ruimte(n) geldende huurtarief volgens het op het moment van de definitieve boeking geldende tarievenoverzicht.

1.3 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen. Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

1.4 Schola Medica behoudt zich het recht voor de door haar gepubliceerde prijzen en deze voorwaarden te wijzigen. Na een definitieve boeking geldt de op dat moment overeengekomen prijs.

Artikel 2 – Aanvraag, optie en definitieve boeking

2.1 Optie: een optie is 2 weken geldig. Indien Schola Medica voor een door u geopteerde datum een andere aanvraag ontvangt, neemt zij contact met u op. U wordt dan verzocht binnen 2 werkdagen aan te geven of uw aanvraag wordt omgezet in een definitieve boeking dan wel komt te vervallen. Ontvangt Schola Medica binnen deze 2 werkdagen geen uitsluitsel, dan kan zij de verleende optie laten vervallen. Aan een optie kunnen geen rechten worden ontleend; een optie is voor beide partijen vrijblijvend.

2.2 Definitieve boeking: een boeking is definitief zodra Schola Medica een door u getekend exemplaar van de offerte of een schriftelijke (e-mail)bevestiging heeft ontvangen. Tot het moment van die ontvangst kan Schola Medica de aanbieding intrekken. Pas bij een definitieve boeking is sprake van opdrachtacceptatie.

2.3 Voorbehoud van beschikbaarheid: alle aanvragen en opties worden door Schola Medica afzonderlijk beoordeeld en gelden onder voorbehoud van beschikbaarheid.
Schola Medica beoordeelt per aanvraag, mede op basis van de beschikbaarheid van ruimten en personeel en andere voor de uitvoerbaarheid relevante omstandigheden, of de gevraagde reservering mogelijk is, en kan een aanvraag weigeren. Aan een aanvraag of optie kunnen geen rechten worden ontleend zolang geen definitieve boeking tot stand is gekomen. Indien geen geschikte ruimte beschikbaar is, rust op Schola Medica geen verplichting tot het aanbieden van een alternatief.

Artikel 3 – Prijzen, tarieven en inbegrepen voorzieningen

3.1 De tarieven voor zaalhuur gelden per dagdeel van 4 uur, conform het actuele tarievenoverzicht van Schola Medica op de website.

3.2 Bij de prijs zijn inbegrepen: het gebruik van audiovisuele middelen; ABCDE-wagens met materiaal en koffie, thee en water in de pantry’s.

3.3 Alle gereserveerde uren, inclusief de benodigde op- en afbouwtijd, vallen onder de berekening van de zaalhuur.

3.4 Niet bij de prijs inbegrepen en afzonderlijk in rekening gebracht zijn:

a) de aanwezigheid van medewerker(s) van Schola Medica op werkdagen vanaf 18.00 uur en gedurende weekenduren; deze inzet wordt voor ten minste 3 uur gefactureerd;

b) de openstelling van het gebouw op zaterdag en/of zondag; hiervoor geldt een minimale afname van 3 uur.

3.5 De verhuur van ruimten is in beginsel vrijgesteld van btw, tenzij op grond van wet- en regelgeving of vanwege de aard van de gevraagde dienstverlening anders geldt; in dat geval wordt btw afzonderlijk in rekening gebracht.

3.6 De tarieven voor zaalhuur worden jaarlijks geïndexeerd. De actuele tarieven blijken uit het op de website van Schola Medica gepubliceerde tarievenoverzicht. Na een definitieve boeking geldt de op het moment van boeking overeengekomen prijs
(artikel 1.4).

Artikel 4 – Aanvullende diensten en materialen

4.1 Materialen voor praktijkonderwijs stelt Schola Medica desgewenst tegen vergoeding beschikbaar. Wij verzoeken u dit uiterlijk 3 weken vóór aanvang aan te vragen.

4.2 De kosten van materialen en diensten die Schola Medica op uw verzoek bij derden inhuurt, komen voor uw rekening.

4.3 Bij schade, diefstal of verlies van deze materialen worden de kosten aan u doorberekend.

4.4 Indien de prijzen van bij derden ingehuurde materialen wijzigen, worden de extra kosten aan u doorbelast en vervallen eerder uitgebrachte offertes voor die materialen.

4.5 Indien derden hun leveringsverplichting, om welke reden dan ook, niet nakomen, is Schola Medica niet aansprakelijk voor de daaruit voortvloeiende schade.

4.6 Voor diensten van derden gelden de reserverings- en annuleringsvoorwaarden van die derden.

Artikel 5 – Aanvullende diensten en materialen

5.1 De catering is uitbesteed aan Vitam, gevestigd in het gebouw van Schola Medica. Afspraken over catering maakt u rechtstreeks met Vitam. Informatie over het bestellen ontvangt u bij ons reserveringsvoorstel.

5.2 Voor de catering ontvangt u een afzonderlijke factuur van Vitam. Op de catering zijn de voorwaarden van Vitam van toepassing.

Artikel 6 – Gebruik van ruimten

6.1 Openingstijden en avond-/weekendgebruik. De reguliere openingstijden zijn van 07.00 tot 18.00 uur. De medewerkers van Schola Medica zijn standaard uitsluitend op werkdagen tot 18.00 uur aanwezig. Gebruik op werkdagen vanaf 18.00 uur of in het weekend is uitsluitend mogelijk op aanvraag en voor zover dit qua beschikbaarheid en personele bezetting mogelijk is; Schola Medica beslist hierover per aanvraag. Voor en dergelijke avond- of weekendreservering gelden de meerkosten zoals bedoeld in artikel 3.4.

6.2 Opbouw en voorbereiding vinden plaats binnen de gereserveerde huurtijd. Vóór aanvang van deze tijd is het niet mogelijk om de gehuurde ruimten te gebruiken.

6.3 Aflevering en opslag van goederen. Het afleveren van goederen ten behoeve van uw bijeenkomst is uitsluitend toegestaan op de dag van de bijeenkomst, tenzij anders overeengekomen. Deze goederen dienen op de (laatste) dag van de bijeenkomst te worden meegenomen. Aflevering, opslag en gebruik geschieden geheel voor uw risico; Schola Medica is hiervoor niet aansprakelijk.

6.4 Wijziging eindtijd. Besluit u tijdens de bijeenkomst deze te verlengen tot na de afgesproken eindtijd, dan is dit uitsluitend mogelijk na overleg met Schola Medica. De extra uren worden in rekening gebracht conform het geldende tarief, inclusief een eventuele toeslag voor inzet na 18.00 uur of in het weekend (artikel 3.3).

6.5 Oplevering en schade. U levert de gehuurde ruimte op in de staat waarin u deze hebt aangetroffen. Schade aan het gebouw, de inventaris of de aanwezige materialen, ontstaan tijdens of door uw gebruik, wordt aan u doorberekend.

6.6 Huisregels:

a) het is niet toegestaan in Schola Medica drank en spijzen te nuttigen die niet door Schola Medica of Vitam zijn verstrekt;

b) het is niet toegestaan materiaal te plakken of te hangen aan wanden, deuren, ramen, pilaren en dergelijke, anders dan op de daarvoor bestemde plaatsen.

Artikel 7 – Betaling

7.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, ontvangt u voor de reservering een factuur die u binnen 14 dagen na factuurdatum voldoet.

7.2 Bij niet-tijdige betaling bent u, na een aanmaning waarbij u een redelijke termijn tot betaling is gegund, de wettelijke (handels)rente en de redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

7.3 De catering is uitbesteed aan Vitam, gevestigd in het gebouw van Schola Medica. Indien u afspraken heeft gemaakt met Vitam wordt de catering rechtstreeks door Vitam aan u gefactureerd. (artikel 5.2)

Artikel 8 – Annulering

8.1 Voor alle definitief bevestigde reserveringen gelden de annuleringsvoorwaarden van dit artikel.

Annuleringstermijn	Annuleringskosten
6 weken of meer voor aanvang	Kosteloos (derdenkosten wel verschuldigd)
Tussen 6 weken en 2 weken voor aanvang	25% zaalprijs (incl. eventuele korting) + € 40 administratiekosten + derdenkosten
Binnen 2 weken of no-show	100% zaalprijs (incl. eventuele korting) + € 40 administratiekosten + derdenkosten

a) Tot 6 weken vóór aanvang kunt u kosteloos annuleren; de tot dat moment door Schola Medica gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten worden wel aan u doorberekend;

b) Bij annulering binnen 6 weken, maar 2 weken vóór aanvang, brengen wij 25% van de zaalprijs (inclusief eventuele korting) en € 40 administratiekosten in rekening, vermeerderd met de tot dan toe gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten;

c) Bij annulering binnen 2 weken vóór aanvang of bij een no-show brengen wij 100% van de zaalprijs (inclusief eventuele korting) en € 40 administratiekosten in rekening, vermeerderd met de tot dan toe gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten.

8.2 Annuleringen dienen schriftelijk (per e-mail) aan Schola Medica te worden doorgegeven. De annulering geldt als ontvangen op de datum van uw e-mail; Schola Medica bevestigt de ontvangst binnen 5 werkdagen. Annulering van bestellingen en diensten van derden geschiedt eveneens schriftelijk en is onderworpen aan de voorwaarden van die derden (artikel 4.6).

8.3 Op grond van dit artikel verschuldigde bedragen worden gefactureerd en binnen 14 dagen na factuurdatum voldaan.

Artikel 9 – Aansprakelijkheid

9.1 Schola Medica voert de reservering naar beste vermogen uit.

9.2 Schola Medica is niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van door of namens u afgeleverde of opgeslagen goederen (artikel 6.3), noch voor het niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomen door derden (artikel 4.5).

9.3 De aansprakelijkheid van Schola Medica is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Schola Medica wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel toepasselijke eigen risico. Als om welke reden dan ook geen uitkering door de verzekeraar plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het factuurbedrag van de betreffende reservering.

Schola Medica is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Schola Medica.

9.4 U vrijwaart Schola Medica voor aanspraken van derden die verband houden met uw bijeenkomst of het gebruik van de gehuurde ruimten.

Artikel 10 – Overmacht

10.1 Schola Medica is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe geheel of gedeeltelijk is verhinderd als gevolg van overmacht.

10.2 In geval van overmacht spant Schola Medica zich in de reservering naar een ander tijdstip te verplaatsen. Indien verplaatsing niet mogelijk is of door u niet wordt aanvaard, zijn de tot dat moment door Schola Medica gemaakte kosten verschuldigd, waaronder de niet bij derden terug te vorderen kosten.

Artikel 11 – Persoonsgegevens

11.1 Schola Medica verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG. Op deze verwerking is de privacy- en cookieverklaring van Schola Medica van toepassing, die op de website is te raadplegen.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

12.1 Op alle reserveringen en op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

12.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden Nederland, locatie Utrecht, onverminderd de bevoegdheid van Schola Medica om een geschil voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.

Artikel 13 – Wijzigingen van de voorwaarden

13.1 Schola Medica behoudt zich het recht voor deze reserveringsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen gelden niet voor reeds definitief bevestigde boekingen zonder instemming van de opdrachtgever.